Лист, що коментується, є відповіддю Пенсійного фонду на наш запит. Пояснимо, чому він з’явився.
З 1 січня 2023 року завдання та функції ФСС були передані Пенсійному фонду (ПФУ). Це потягло за собою оновлення/зміну нормативки. Серед іншого, було викладено в новій редакції Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV (далі — Закон № 1105).
   З прогресивних змін — законодавець відмовився від обов’язкової комісії (уповноваженого) із соцстрахування. Згадки про неї прибрали із Закону № 1105. Натомість у ч. 3 ст. 22 Закону № 1105 зазначили, що рішення про призначення страхової виплати чи про відмову в призначенні або про припинення страхових виплат (повністю або частково) приймає страхувальник або уповноважені ним особи.
     Зрозуміло, що прийняте рішення повинне бути належним чином оформлено. Ми рекомендували в питаннях документального оформлення ухваленого рішення про оплату лікарняного листка відштовхуватися від того, хто це рішення ухвалював. Якщо керівник підприємства, то можна видати наказ (або розпорядження). Якщо йдеться про групу уповноважених осіб, оформляємо протокол, про одного уповноваженого — рішення.
За різноманіття й ФСС, щодо якого триває процес реорганізації шляхом приєднання до ПФУ. Так, у роз’ясненні від 09.01.2023 ФСС зазначав, що рішення про призначення допомоги по тимчасовій втраті працездатності, декретної допомоги, допомоги на поховання необхідно оформлювати відповідним розпорядчим документом — це може бути наказ, постанова, розпорядження, рішення тощо.
     Проте останнім часом почали ширитися чутки, що страхувальник або уповноважені ним особи прийняте рішення про призначення (відмову в призначенні) лікарняних повинні оформлювати виключно рішенням. Чому так? Пояснюють тим, що в Законі № 1105 сказано, що страхувальник / уповноважені особи приймають рішення.
Добре. Хай приймають. До речі, і в попередній редакції Закону № 1105 також ішлося про прийняття рішення. Тобто тут нічого не змінилося. Але ж прийняте рішення потрібно документально оформити! І ось щодо документа, яким воно оформлюється, в Законі № 1105 немає ні слова. Тобто фактично цю частину процесу призначення лікарняних віддали на відкуп страхувальникам.
    Проте, погодьтеся, знати думку Пенсійного фонду тут буде не зайвим. Тож ми поставили ПФУ такі запитання: чи висуваються Пенсійним фондом вимоги до того, в якій формі рішення при призначення (відмову в призначенні) лікарняних буде оформлено страхувальником або уповноваженими ним особами: протоколом, наказом, постановою тощо? Чи достатнім для призначення виплат за місцем роботи за сумісництвом буде надання працівником оригіналу повідомлення про відмову в призначенні допомоги за основним місцем роботи?
Відповідь ПФУ наведено на початку коментаря. Як бачите, страхувальник має право самостійно визначити, яким саме документом він або уповноважені ним особи будуть оформлювати прийняте рішення при призначення (відмову в призначенні) лікарняних. Це може бути наказ, розпорядження, протокол ну або рішення. Все на ваш смак. Головне — зафіксувати цей момент у внутрішніх документах роботодавця.
   Текст листа ПФУ, що коментується, наведено нижче.
А ось про те, як документально оформити призначення уповноважених із соціального страхування і якими документами ці особи повинні керуватися у своїй роботі. Лист Пенсійного фонду від 16.03.2023 № 9562-11050/У-03/8-2800/23